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Protocolo Eletrônico da Mútua já é utilizado para contratos digitais com fornecedores

Muito antes das mudanças de rotina estabelecidas para as instituições em decorrência do surto do novo coronavírus, a Mútua já vinha em um processo contínuo de aperfeiçoamento e implantação de novos procedimentos digitais, menos burocráticos, com mais transparência e mais sustentáveis. Um dos projetos concluídos no final do ano passado e iniciados no início deste ano pela Sede foi a passagem do protocolo presencial para o eletrônico, com o despacho de todos os documentos recebidos pela Caixa de Assistência de forma virtual.

Uma segunda etapa de implantação do Protocolo Eletrônico possibilita que contratos administrativos sejam assinados, tanto pela Mútua, quanto pelos fornecedores, via sistema. Ou seja, agora, os contratos passam a ser digitais. O primeiro deles foi assinado, na última semana. Não se trata apenas da mudança do meio, que deixa de ser físico ou em papel, mas sim, o uso de uma nova tecnologia de formação contratual, que exige de ambas as partes a assinatura eletrônica, por meio de certificado digital, uma forma mais segura e prática para manter a autenticidade e integridade dos documentos.

Para a equipe do Setor de Gestão Documental da Mútua (SGD), as mudanças são bastante significativas no processo de gerenciamento de documentos, desde a criação até o recebimento em condições de assinatura. O que levaria vários dias no modo convencional, com a assinatura em papel, nesta nova postura pode ser resolvido em questão de horas, com a assinatura digital. Importante também salientar a economia de tempo na pesquisa e arquivamento de documentos.

Pandemia e sustentabilidade
Nesses tempos de pandemia, ter a facilidade de assinar contratos pelo celular, tablet ou computador é mais um ganho institucional, de segurança e de cuidados de saúde para a Mútua, seus dirigentes e colaboradores.

Somado a tudo isso, com o uso da assinatura eletrônica, a Mútua reduz despesas com materiais de escritório, papéis, impressoras, toners e armazenamento de cópias físicas, além de demonstrar o respeito pelo meio ambiente.

 

Fonte: Gecom/Mútua (com informações do Setor de Gestão Documental da Mútua)

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