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Processos internos da Mútua têm nova ferramenta de gerenciamento eletrônico de documentos

Modernização visa aumentar ainda mais a segurança dos protocolos institucionais

Com o objetivo de aprimorar seus protocolos e procedimentos internos – além de oferecer mais segurança e integridade ao trabalho realizado –, a Mútua implantou mais uma ferramenta na modernização do Gerenciamento Eletrônico de Documentos Docflow – que possui diversas funcionalidades, como criar, encaminhar, armazenar e pesquisar arquivos e processos de forma veloz e eficaz. Desde 5 de outubro, o sistema passou a contar com assinatura digital para todos os usuários.

Isso significa que, a partir de agora, os documentos eletrônicos não irão mais precisar de uma imagem digitalizada das assinaturas. Assim, o sistema evita problemas como a inexistência de um padrão quanto ao tamanho e à qualidade da imagem incluída no arquivo, bem como evita o risco de o próprio usuário deletar a assinatura por engano, ao editar o documento.

A mudança traz ainda mais segurança e integridade à gestão de documentos, além de tornar mais ágeis os procedimentos internos da Instituição. Dessa forma, os usuários deverão incluir, após o texto, apenas o nome e o cargo. Quando o documento for assinado – seja com login e senha ou com certificado digital – serão apresentados, automaticamente, dados como nome do assinante, data e hora da assinatura, QR Code, código e link de verificação de autenticidade.

As mudanças reconhecem a validade das disposições presentes na Lei nº 14.063, de 23 de setembro de 2020, e no Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015. A Lei consolida a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP Brasil), segundo a qual os documentos com assinaturas digitais possuem a mesma validade jurídica de documentos assinados impressos e com autenticidade reconhecida em cartório. Já o Decreto nº 8.539 dispõe sobre o uso do meio eletrônico para realizar processos administrativos, garantindo a autoria e a integridade dos documentos eletrônicos, mediante o uso de login e senha.

Responsabilidade institucional

A Mútua, pessoa jurídica de direito privado, não é alcançada pela incidência do Decreto nº 8.539/2015, que faz menção ao uso dos meios eletrônicos nos processos administrativos dos órgãos e das entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional. A Instituição, porém, sempre busca acompanhar as boas práticas adotadas pelos órgãos federais.

De outra forma, a Caixa de Assistência e seus fornecedores se adequam às regras dispostas pela Lei nº 14.063/2020, cujo objetivo é o de proteger as informações pessoais e sensíveis dos cidadãos, com base na Constituição Federal e na Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais, bem como atribuir eficiência e segurança aos serviços prestados, sobretudo, em ambiente eletrônico.

Fonte: Gecom Mútua

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