Organização de arquivo físico do Confea avança

Intenção é contribuir com futura gestão digital de documentos

Em uma organização, as atividades de um arquivo contemplam a organização, a classificação, o controle de temporalidade, a conservação e a manutenção da integridade dos documentos. Tudo isso para a fácil localização e acesso aos documentos. No Confea, esse trabalho está concluído em todos os documentos dos anos de 1985 a 1994 e 1999 a 2013. “Estamos seguindo a ordem de traz para frente, mas quando alguém solicita consulta a documento de algum ano que ainda não está organizado, aproveitamos que já imergimos naquele ‘amontoado’ para organizá-lo”. Foi o que aconteceu com os anos de 1985 a 1994, conforme explica a colega e arquivista Marina Garcia, do Sedoc. Segundo ela, o tratamento arquivístico dos dados dos outros anos está em execução. “Temos um árduo trabalho pela frente, mas estamos encaminhados”, conta Marina. Exemplo disso é a redução no tempo de atendimento a empréstimos de documentos quando solicitados.

Marina conta que a maioria dos documentos é formada por protocolos, processos e dossiês. Também há memorandos e ofícios, mas em menor quantidade. “Os mais legais são os processos de direito autoral. Tem aqui no Confea o registro do projeto da estação rodoviária de Belo Horizonte, de um parque de diversões no Rio de Janeiro, de plantas de lojas famosas etc”, conta Marina.

De acordo com Marina, a etapa de organização de todos os documentos do Confea faz parte do projeto de implantação do sistema de tramitação eletrônica dos documentos. “A ideia é que um dia tudo isso seja eletrônico, que não haja mais papel”. Marina explicou que a organização do arquivo vai contribuir com o trabalho do GT Sistema Corporativo, que estuda meios de implantar uma gestão eletrônica de documentos e processos integrada com os Creas e com a Mútua.

A parte ainda por organizar do arquivo  Já para 2014 a meta do Sedoc é publicar o Manual de Gestão Documental, iniciativa que integra o PAT (Plano Anual de Trabalho) de 2014. “Não adianta nós simplesmente contratarmos uma empresa e mandar digitalizar tudo… Precisamos fazer um levantamento dos documentos existentes, separar, entre os que já prescreveram, os que podem ser descartados dos que precisam ser guardados devido ao valor histórico/memória. A ideia é que o Manual promova o estabelecimento do fluxo do trâmite documental e padronize modelos, entre outras coisas”, explica. A equipe hoje é composta por Marina, pelo assistente Jorge de Lima e pela estagiária Aline Brandão.

 

Fonte: Confea

Fotos: Confea

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